In der am 22. September 2025 ausgestrahlten ZDF WISO Dokumentation „Wie digital ist die Wirtschaft?“ wurde ein deutliches Schlaglicht auf die Realität vieler Unternehmen geworfen. Die gezeigten Beispiele zeigen: Anspruch und Wirklichkeit liegen beim Thema Digitalisierung oft weit auseinander.
Alte Systeme, teure Folgen
Es wurde gezeigt, dass Unternehmen noch Betriebssysteme wie Windows XP einsetzen – veröffentlicht im Jahr 2001! Solche Altsysteme sind nicht nur unsicher, sondern kaum noch mit aktuellen Anwendungen nutzbar. Wer Prozesse darauf stützt, hat einen digitalen Investitionsstau aufgebaut. Die Folge: Sobald neue Software eingeführt oder Schnittstellen aufgebaut werden sollen, entstehen hohe Aufholkosten. Insofern ist nicht die Digitalisierung von heute teuer, sondern das verspätete Nachholen digitaler Versäumnisse der letzten Jahre. Vielfach wird die Digitalisierung aus diesem Grund als kostspielig empfunden.
Internet als Grundvoraussetzung
Die Dokumentation zeigte auch: In ländlichen Regionen fehlt es oft an stabiler Internetversorgung. Dabei sind durchgängige Datenflüsse die Basis jeder Digitalisierung. Ohne verlässliche Bandbreite lassen sich Cloud-Lösungen, ERP-Systeme oder KI-gestützte Anwendungen nicht sinnvoll nutzen. Mögliche Lösung: Mit dem satellitengestützten Starlink-System steht seit zwei etwa Jahren eine sofort einsetzbare leistungsfähige Lösung gerade für kleinere Unternehmen bereit..
E-Rechnung: Pflicht und Stolpersteine
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. In der Praxis zeigen sich aber immer wieder fehlende Detailkenntnisse, die zu Stolpersteinen werden können:
- Document Type Codes für Abrechnungsverfahren werden falsch angegeben oder fehlen.
- Tax Codes sind unvollständig, so dass Rechnungen vom Empfänger nicht korrekt verarbeitet werden können.
- Payment Means Codes fehlen, was zu formalen Abweisungen von Rechnungsdatensätzen führt.
Hinzu kommt, dass die Übertragungsmöglichkeit über die Peppol-Plattform in vielen Unternehmen noch unbekannt ist. Dabei bietet Peppol eine standardisierte und sichere Lösung, die sich auch über Ländergrenzen hinweg nutzen lässt.
KI setzt vollständige Digitalisierung voraus
Viele Unternehmen überlegen, mit Künstlicher Intelligenz Prozesse im Rechnungswesen zu vereinfachen. Das ist sehr gut, jedoch: Ohne durchgängige Digitalisierung kann KI nicht sinnvoll eingesetzt werden.
- KI kann Belege und andere Informationen nur verarbeiten, wenn sie in digitaler Form vorliegen.
- Erst mit einem durchgängigen Datenfluss im gesamten Unternehmen lassen sich Kontierungen, Plausibilitätsprüfungen und Reporting automatisieren.
Cybersicherheit: Oft übersehene Teilaufgabe der Digitalisierung
Ein weiterer Aspekt, der häufig unterschätzt wird: Cybersicherheit. Mit der Digitalisierung entstehen neue Angriffsflächen. Hackerangriffe auf Buchhaltungssysteme und ERP-Lösungen werden deutlich zunehmen. Unternehmen, die ohne ein professionelles IT-Sicherheitskonzept arbeiten, riskieren Datenverluste, und damit wirtschaftliche und auch rechtliche Konsequenzen, wenn beispielsweise Kundendaten betroffen sind. Cybersicherheit ist daher keine Kür, sondern Pflicht.
Digitalisierung als Querschnittsaufgabe
Digitalisierung im Rechnungswesen ist keine reine IT-Aufgabe. Einkauf, Vertrieb, Rechnungswesen müssen gleichermaßen eingebunden werden. Nur wenn Prozesse in allen Unternehmensbereichen aufeinander abgestimmt sind, lassen sich Medienbrüche vermeiden und Effizienzgewinne realisieren. Dann können auch wirtschaftliche Vorteile erreicht werden. Der Einsatz von ERP-Systemen bildet das Fundament, auf dem später BI-Tools aufbauen, die Transparenz schaffen und Frühwarnsignale liefern können.
Die wichtigsten 6 Handlungsempfehlungen
- Technische Basis prüfen: Veraltete Systeme ersetzen, leistungsfähige Internetverbindungen sicherstellen.
- E-Rechnung im Detail verstehen: Codes korrekt anwenden, Peppol als Übertragungsweg ins Auge fassen.
- Datenqualität sichern: Einheitliche Strukturen schaffen, Medienbrüche vermeiden.
- Prozessqualität verbessern: Prozesse in Einkauf, IT, Rechnungswesen und weiteren Unternehmensbereichen aufeinander abstimmen.
- Cybersicherheit gewährleisten: Firewalls, Zugriffsrechte und Schulungen konsequent umsetzen.
- Strategisch vorgehen: Digitalisierung nicht als Einzelprojekt, sondern als kontinuierlichen Prozess und Daueraufgabe begreifen.
Fazit
Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist kein Selbstläufer. Wer sich nur auf Pflichtaufgaben beschränkt oder alte Systeme weiter betreibt, wird keine wirtschaftlichen Nutzen ziehen können. Aktuelle IT-Systeme bieten Chancen. Sie liefern Transparenz, Effizienz, bessere Entscheidungen und sind die notwendige Basis für den Einsatz von KI. Unternehmen sollten Digitalisierung des Rechnungswesens als strategische Querschnittsaufgabe begreifen.
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Übrigens: Erste Fragen lassen sich in einer kurzen Beratung von 1-2h klären.
