Der Digitale Wandel hat einen großen Einfluss auf das Rechnungswesen und verändert die Art und Weise, wie Finanzdaten erfasst, verarbeitet und analysiert werden. Die Digitalisierung im Rechnungswesen ermöglicht eine Automatisierung und Effizienzsteigerung der Prozesse, was zu einer Zeitersparnis und Kostenreduzierung führt.
Automatisierung von Buchhaltungsprozessen
Die Digitalisierung im Rechnungswesen folgt der Digitalisierung von Geschäftsmodellen und der Digitalisierung anderer Unternehmensprozesse.
Wenn Unternehmen Ihre Produkte und Leistungen auch digital anbieten und verkaufen, entstehen oft schon auf der Ebene von Webshops erste Daten für die Verarbeitung in der Buchhaltung. Zudem sind die dort entstehenden Daten meist auch steuerrechtlich relevant – sie unterliegen damit den Regeln der GoBD.
Da oft große Datenmengen in kurzer Zeit anfallen, ist die notwendige zeitnahe Bearbeitung der Buchhaltungsdaten nur automatisiert möglich. Rechnungen und Daten zu Warenbewegungen entstehen digital und automatisiert und müssen entsprechend digital und automatisiert verarbeitet werden können.
Die Elektronische Rechnungsabwicklung erfordert neue Arbeitsabläufe
Das deutsche Steuerrecht verlangt über die GoBD, dass elektronische Rechnungen unabhängig vom Format ausschließlich elektronisch verarbeitet werden müssen.
Damit sind beispielsweise E-Rechnungen in den Formaten PDF, ZUGFeRD, XRechnung und EDI betroffen. Sie müssen elektronisch revisionssicher archiviert werden und die Schritte der elektronischen Rechnungsprüfung müssen ebenso protokolliert werden. Dazu müssen alle Abläufe der digitalen Verarbeitung in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Schon aus diesen steuerrechtlichen Gründen muss eine Digitalisierung im Rechnungswesen stattfinden.
Echtzeit-Reporting verbessert die Entscheidungsgrundlagen
Digitale Geschäftsmodelle sind angewiesen auf Echtzeit-Reporting, um schnell auf Veränderungen im Markt reagieren zu können. Dies erfordert eine schnelle und zuverlässige Erfassung und Verarbeitung von Finanzdaten in der Finanzbuchhaltung.
Neue digitale Geschäftsmodelle verlangen eine Buchhaltung in Echtzeit
Die Digitalisierung von Geschäftsmodellen kann auch neue Geschäftsmodelle mit sich bringen, wie z.B. das Abonnement-Modell oder das Freemium-Modell. Diese neuen Geschäftsmodelle erfordern eine Buchhaltung in Echtzeit, um Erträge und Aufwendungen ordnungsgemäß erfassen und ausweisen zu können.
Internationale Geschäftsbeziehungen erfordern leistungsfähige Planungs- und Analysetools
Digitale Geschäftsmodelle haben oft eine internationale Ausrichtung, was zu neuen Anforderungen an die Finanzbuchhaltung führt. Zum Beispiel müssen Währungsrisiken berücksichtigt und internationale Steuer- und Buchhaltungsregelungen eingehalten werden. Beide Anforderungen lassen sich nur mit datenbankorientierten Planungs- und Analysetools zeitnah und wirtschaftlich erfüllen.
Neue Datenquellen für das Rechnungswesen
Digitale Geschäftsmodelle können auch neue Datenquellen mit sich bringen, wie z.B. Daten aus Social-Media-Plattformen oder IoT-Sensoren. Das Rechnungswesen muss in der Lage sein, diese Daten zu erfassen und in die Buchhaltung zu integrieren, um ein zeitnahes Bild der Geschäftsentwicklung darstellen zu können.
Digitalisierung von Dokumenten in der Buchhaltung
Die Digitalisierung von Belegen und Rechnungen ermöglicht eine papierlose Buchhaltung. Dadurch, das Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und EDI maschinenlesbar sind, ist eine einfache und schnelle Erfassung und Verarbeitung von Daten möglich. Insgesamt wird die Verarbeitung von Finanzdaten beschleunigt und die Durchlaufzeit, beispielsweise bei Prüfungen, verringert.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen
Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz können viele Aufgaben automatisiert werden, wie z.B. die Klassifizierung von Belegen oder die Überprüfung von Rechnungen auf Richtigkeit und Plausibilität. Dadurch werden manuelle Routinearbeiten verringert, und es bleibt mehr Zeit für Controllingaufgaben.
Cloud Computing und mobiles Arbeiten in der Buchhaltung
Mithilfe von Cloud-Lösungen können Daten des Rechnungswesens zentral gespeichert und von verschiedenen Standorten aus abgerufen und bearbeitet werden. Die Digitalisierung ermöglicht so mobiles Arbeiten auch in der Buchhaltung.
Cybersicherheit im digitalen Rechnungswesen
Es darf nicht übersehen werden, das durch die Digitalisierung im Rechnungswesen auch die Angriffsflächen für Cyberangriffe deutlich vergrößert werden. Das betrifft den Sachverhalt, dass jeder Mitarbeiter per E-Mail erreichbar ist, Internetzugang hat und so angegriffen werden kann. Auch das mobile Arbeiten vergrößert die Gefährdung. Nicht immer sind im Homeoffice oder bei der Nutzung von öffentlichen Hotspots die sonst üblichen Sicherheitsmaßnahmen vorhanden. In jedem Fall sollte der IT-Sicherheitsbeauftragte bei der Gestaltung von digitalen Workflows im Rechnungswesen hinzugezogen werden.
Fazit: Die weitere Entwicklung bei der Digitalisierung des Rechnungswesens
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass digitale Geschäftsmodelle neue Anforderungen an die Finanzbuchhaltung und das gesamte Rechnungswesen stellen. Das gilt insbesondere in Bezug auf die elektronische Rechnungsverarbeitung, das Echtzeit-Reporting, die Einbeziehung neuer Geschäftsmodelle und neuer Datenquellen.
Unternehmen müssen ihre Finanzbuchhaltung automatisieren, um mit den Anforderungen des digitalen Wandels Schritt zu halten und einen effizienten und zeitnahen Überblick über die Geschäftsentwicklung zu erhalten.