E-Rechnung 2025: Was der neue Anwendungserlass vom 15. Oktober 2025 für Unternehmen bedeutet
Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2025 den angekündigten Anwendungserlass zur E-Rechnungspflicht veröffentlicht. Damit liegt erstmals eine verbindliche Grundlage für die praktische Umsetzung der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Empfangspflicht elektronischer Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen vor. Der Erlass bringt Klarheit – aber auch neue Pflichten.
Fehlerklassifikation und Validierungspflicht
Erstmals unterscheidet der Erlass zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern. Nur formal korrekte E-Rechnungen gelten als ordnungsgemäß im Sinne des § 14 UStG und berechtigen zum Vorsteuerabzug. Damit steigen die Anforderungen an die Genauigkeit elektronischer Rechnungsdaten erheblich.
Neu ist zudem die Pflicht zur technischen Validierung: Jede E-Rechnung muss automatisiert geprüft werden, ob sie den Vorgaben des europäischen Standards EN 16931 entspricht. Eine manuelle Sichtkontrolle reicht künftig nicht mehr aus. Unternehmen müssen also sicherstellen, dass ihre ERP- oder Buchhaltungssysteme entsprechende Prüfmechanismen integriert haben.
Lockerung bei der Archivierung – GoBD bleibt maßgeblich
Eine gute Nachricht gibt es bei der Archivierung: Es genügt, die strukturierte Rechnungsdatei (z. B. im XML-Format) unverändert aufzubewahren. Ein zusätzliches PDF oder ein Ausdruck sind nicht mehr notwendig. Dennoch gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) weiterhin – insbesondere Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit bleiben Pflicht.
E-Rechnung ist keine reine IT-Aufgabe
Der neue Erlass macht deutlich: Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur Buchhaltung und IT. Auch Einkauf und Vertrieb müssen einbezogen werden, da die Frage nach Format und Übertragungsweg bereits beim Vertragsabschluss geklärt werden sollte. Ohne klare Vereinbarungen drohen Rückläufer, manuelle Nacharbeiten oder sogar der Verlust des Vorsteuerabzugs.
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gFazit
Das Thema E-Rechnung muss von den Unternehmen zeitnah, ganzheitlich und entschlossen angegangen werden. Gerade die Vermeidung von Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern ist keine Sache, die sich von heute auf morgen vollständig umsetzen lässt. Derzeit sind Kenntnisse in diesem Bereich weder im eigenen Unternehmen, beim eigenen Steuerberater noch beim jeweiligen IT-Dienstleister in ausreichendem Maß vorhanden. Zudem drohen Zeitdruck und damit die zeitliche Engpässe bei allen Beteiligten.
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