Warum Word und Excel die Vorteile der E-Rechnung nicht nutzbar machen
Stand: 17.12.2026
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich. Unternehmen müssen Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung verarbeiten können.
In der Praxis stellt sich daher häufig die Frage, ob vorhandene Werkzeuge wie Word oder Excel dafür weiterhin geeignet sind. Die kurze Antwort lautet: nein. Diese Programme sind nicht für die Anforderungen der E-Rechnung konzipiert und verhindern, dass Unternehmen die eigentlichen Vorteile der Digitalisierung nutzen.
1. Keine Automatisierung möglich
E-Rechnungen sind darauf ausgelegt, automatisiert verarbeitet zu werden. Word und Excel erzeugen lediglich visuelle Dokumente, aber keine strukturierten Rechnungsdaten.
Das führt dazu, dass Informationen weiterhin manuell erfasst, übertragen oder geprüft werden müssen. Medienbrüche, Verzögerungen und Fehler sind die Folge. Branchenanwendungen und ERP-Systeme ermöglichen dagegen durchgängige, automatisierte Abläufe – von der Angebotserstellung über die Rechnungsstellung bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.
2. Gesetzliche Anforderungen nur schwer umsetzbar
Die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung basieren auf strukturierten XML-Daten, die maschinell auswertbar sein müssen. Ziel ist eine automatisierte, medienbruchfreie Verarbeitung – sowohl beim Rechnungsempfänger als auch bei Prüfungen durch öffentliche Auftraggeber oder die Finanzverwaltung.
Word und Excel sind dafür grundsätzlich nicht ausgelegt.
Sie erzeugen lediglich visuelle Dokumente, aber keine strukturierten Daten, die den Vorgaben der EN 16931, der E-Rechnungsverordnungen oder der GoBD entsprechen.
Zwar existieren Zusatztools, mit denen sich Word- oder Excel-Dokumente nachträglich in ein E-Rechnungsformat umwandeln lassen. Diese Lösungen sind jedoch in der Regel fehleranfällig, erfordern zusätzliche Prüfschritte und sollten – wenn überhaupt – nur als Übergangslösung eingesetzt werden. Jede nachträgliche Konvertierung erhöht das Risiko, dass:
- Pflichtfelder fehlen
- Werte falsch interpretiert werden
- Rechnungen vom Empfänger abgelehnt werden.
ERP-Systeme und branchenspezifische Anwendungen verfolgen einen anderen Ansatz:
Sie erzeugen E-Rechnungen direkt aus strukturierten Daten, prüfen diese vor dem Versand automatisiert und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Das betrifft unter anderem:
- Pflichtfelder nach EN 16931
- korrekte Steuerkennzeichen und Steuersätze
- strukturierte Leistungs- und Betragsangaben
- revisionssichere Archivierung gemäß GoBD
Sowohl im B2G-Umfeld und auch im B2B-Bereich ist diese technische und rechtliche Sicherheit entscheidend. Word und Excel können diese Anforderungen dauerhaft nicht erfüllen.
3. Hohe Fehleranfälligkeit
Manuelle Eingaben sind zwangsläufig fehleranfällig. Ein Zahlendreher, ein fehlendes Pflichtfeld oder eine falsche Zuordnung genügen, um die Gültigkeit einer Rechnung zu gefährden. Solche Fehler führen häufig zu Rückfragen, Verzögerungen oder Ablehnungen durch den Empfänger.
Branchenanwendungen und ERP-Systeme bieten integrierte Prüfmechanismen, die Fehler frühzeitig erkennen und verhindern, bevor Rechnungen versendet werden. Das reduziert Nacharbeiten und erhöht die Prozesssicherheit.
4. Keine durchgängigen Prozesse
Ein wesentlicher Vorteil der E-Rechnung liegt in der Integration in durchgängige Prozesse. Word und Excel stehen jedoch isoliert neben Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Dokumentenmanagement.
Auch die revisionssichere Archivierung nach GoBD ist mit diesen Werkzeugen nur schwer und häufig nicht rechtssicher umzusetzen. In integrierten Systemen laufen Angebot, Rechnung, Zahlung und Archivierung in einem konsistenten Ablauf zusammen. Das verringert den Arbeitsaufwand und erhöht die Transparenz.
5. Branchenanwendungen und ERP-Systeme sind die bessere Wahl
Moderne Branchenlösungen und ERP-Systeme bieten E-Rechnung als integrierte Funktion, nicht als Zusatzlösung. Typische Vorteile sind:
- automatisierte Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen
- einheitliche, standardisierte Prozesse
- integrierte Prüfungen zur Fehlervermeidung
- Schnittstellen zu Buchhaltung, DMS und Zahlungsverkehr
- deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen
6. Versteckte Kosten vermeiden
Word und Excel wirken auf den ersten Blick kostengünstig, da sie bereits vorhanden sind. In der Praxis entstehen jedoch verdeckte Kosten durch manuelle Tätigkeiten, Fehlerkorrekturen, Rückfragen und ineffiziente Abläufe.
Eine passende Branchenlösung oder ein ERP-System amortisiert sich häufig schneller als erwartet – durch geringeren Aufwand, höhere Prozesssicherheit und bessere Skalierbarkeit.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern eine Chance zur nachhaltigen Prozessverbesserung. Word und Excel sind für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen nicht geeignet. Sie verhindern Automatisierung, erhöhen die Fehleranfälligkeit und bremsen effiziente Abläufe.
Branchenanwendungen und ERP-Systeme ermöglichen dagegen eine rechtssichere, integrierte und zukunftsfähige Rechnungsabwicklung. Unternehmen, die diesen Schritt frühzeitig gehen, profitieren dauerhaft – organisatorisch und wirtschaftlich.
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