Warum ZUGFeRD und XRechnung allein strategisch nicht ausreichen
(Stand: 26.02.2026)
Viele Unternehmen haben ihre Hausaufgaben mittlerweile gemacht:
ZUGFeRD ist eingeführt.
XRechnung kann empfangen und versendet werden.
Formal ist damit vieles erledigt.
Strategisch stellt sich jedoch eine weiterführende Frage:
Und Peppol?
ZUGFeRD und XRechnung: fünf Varianten
In der Praxis gibt es nicht „die eine“ E-Rechnung.
- ZUGFeRD: drei Profile
- XRechnung: zwei Syntaxen
In Summe entstehen fünf technisch unterschiedliche Varianten.
Alle sind normkonform.
Alle sind zulässig.
Denn: Alle Varianten entsprechen der EN 16931.
Für das Rechnungswesen ist das beherrschbar.
Für die IT bedeutet es jedoch zusätzlichen Arbeitsaufwand.
Für beide entsteht ein hoher Abstimmungsaufwand mit Kunden und Lieferanten.
Viele Übertragungswege – kein einheitlicher Prozess
ZUGFeRD- und XRechnungen können auf unterschiedlichen Wegen übermittelt werden:
- per E-Mail
- über Portale
- über individuelle Vereinbarungen.
Der Übertragungsweg ist dabei nicht standardisiert.
Vieles ist möglich, bleibt aber leider organisatorisch offen.
Das Ergebnis:
- unterschiedliche Prozesse je Geschäftspartner
- individuelle Sonderlösungen
- hoher Abstimmungsbedarf.
Keine verbindliche Identitätsprüfung
Beim klassischen Versand ist der Absender in der Regel:
ein Mail-Postfach.
Eine systemseitige, verbindliche Identitätsprüfung findet nicht statt.
Ob der Absender wirklich der ist, der er vorgibt zu sein, wird technisch nicht abgesichert.
Das ist kein Fehler der Formate.
Es ist eine Folge des fehlenden Rahmens.
Fazit:
Einfacher Versand – aber keine verbindliche Identität.
Normkonform heißt nicht EU-weit kompatibel
ZUGFeRD und XRechnung basieren auf der EN 16931.
Die Norm ist EU-weit gültig.
In der Praxis gibt es jedoch von Land zu Land Unterschiede:
- nationale Ausprägungen
- unterschiedliche Pflichtfelder
- landesspezifische Regeln
Eine Rechnung kann normkonform sein, und dennoch im Ausland nicht ohne Weiteres verarbeitet werden.
Normkonform heißt nicht automatisch interoperabel.
Das gilt entsprechend auch für eingehende Rechnungen.
Und Peppol?
Genau hier setzt Peppol an.
Peppol ist stützt sich auf UBL, und folgt der EN 16931.
Peppol ist ein internationaler Rahmen.
Das Peppol-Regelwerk gibt verbindlich vor:
- ein Profil
- einen Übertragungsweg
- eine eindeutige Teilnehmerkennung
Absender und Empfänger sind klar identifiziert, und der Versand erfolgt innerhalb eines einheitlichen Netzwerks.
Kurz gesagt
Bei Peppol sind drei Dinge verbindlich geregelt:
- Standard des Formats
- Versandweg
- Identitätsprüfung.
Das ist der entscheidende Unterschied zu den Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
Ist Peppol die Lösung für alle und alles?
Nein.
Peppol ist keine Universallösung.
- Nicht jedes Unternehmen braucht Peppol sofort.
- Nicht jeder Rechnungsaustausch muss über Peppol laufen.
- Und nicht jede bestehende Lösung ist automatisch falsch.
Peppol entfaltet seinen Nutzen vor allem dort, wo:
- viele Geschäftspartner angebunden werden sollen
- internationale Beziehungen bestehen oder geplant sind
- weitere Prozesse eingebunden werden müssen.
Für kleine, klar abgegrenzte Szenarien können E-Mail oder Portallösungen weiterhin ausreichen:
- Die Rechnungen gehen an einen festen, überschaubaren Kundenkreis.
- Alle Empfänger akzeptieren ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail.
- Es gibt keine internationalen Geschäftspartner.
- Absatz- und Beschaffungsprozesse sind stabil und ändern sich selten.
Zu klären ist daher nicht die Frage
„Müssen wir Peppol einsetzen?“,
sondern:
„Kann uns Peppol einen echten Mehrwert bringen?“
Peppol muss immer mehr als Selbstzweck sein.
Peppol: mehr als Rechnungsaustausch
Peppol wird häufig auf den Austausch von Rechnungen reduziert.
Das greift zu kurz.
Peppol ein strategischer Baustein für Beschaffung, Absatz und Rechnungsaustausch
Die Peppol-Infrastruktur ist darauf ausgelegt,
strukturierte Geschäftsdokumente entlang von Absatz- und Beschaffungsprozessen zu übertragen.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Bestellungen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
In vielen Ländern werden diese Möglichkeiten bereits genutzt.
In Deutschland stehen sie bislang weniger im Fokus.
Für Unternehmen bedeutet das:
Peppol kann perspektivisch nicht nur Rechnungen, sondern ganze Prozessketten verbinden.
Ob und wann diese Funktionen genutzt werden, ist eine strategische Entscheidung.
Die Basis ist mit Peppol bereits vorhanden.
Fazit
ZUGFeRD und XRechnung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Sie sind notwendig und richtig.
Sie lösen jedoch nur die Frage nach dem Format.
Nicht die nach dem Prozess.
Peppol schafft dagegen einen verbindlichen Rahmen für Standard, Versand und Identität und ermöglicht skalierbare und internationale Abläufe.
Nicht jedes Unternehmen braucht Peppol sofort.
Aber jedes Unternehmen sollte prüfen, ob Peppol strategisch sinnvoll ist.
Die entscheidenden Fragen lauten daher:
- Wie sieht ein zukunftsfähiger Rechnungsaustausch für Ihr Unternehmen aus?
- Wie wird aus einer formalen E-Rechnung ein stabiler, international nutzbarer Prozess?
Kurz gesagt, die Frage heißt:
Und Peppol?
Hinweis: Seminartermine zur Einführung von Peppol sind in der Vorbereitung.
