Warum ZUGFeRD und XRechnung allein strategisch nicht ausreichen
Stand: 26.02.2026
Viele Unternehmen haben ihre Hausaufgaben mittlerweile gemacht.
ZUGFeRD ist eingeführt, XRechnungen können empfangen und versendet werden.
Formal sind damit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Aus strategischer Sicht stellt sich jedoch zunehmend eine weiterführende Frage:
Und Peppol?
Diese Frage zielt nicht auf ein weiteres Rechnungsformat ab, sondern auf die Frage, wie zukunftsfähig die heutigen Lösungen im Zusammenspiel von Rechnungswesen, IT und Geschäftsprozessen tatsächlich sind.
ZUGFeRD und XRechnung: fünf Varianten in der Praxis
In der Praxis gibt es nicht „die eine“ E-Rechnung.
Mit drei ZUGFeRD-Profilen und zwei XRechnungs-Syntaxen existieren insgesamt fünf technisch unterschiedliche Varianten.
Alle diese Varianten sind normkonform und zulässig, da sie auf der EN 16931 basieren.
Aus fachlicher Sicht ist das korrekt und nachvollziehbar.
Für das Rechnungswesen ist diese Vielfalt in der Regel beherrschbar.
Für die IT bedeutet sie jedoch zusätzlichen Arbeits- und Abstimmungsaufwand – insbesondere im Zusammenspiel mit Kunden und Lieferanten, die jeweils unterschiedliche Erwartungen und technische Voraussetzungen mitbringen.
Viele Übertragungswege – kein einheitlicher Prozess
ZUGFeRD- und XRechnungen können auf sehr unterschiedlichen Wegen übermittelt werden.
In der Praxis kommen unter anderem der Versand per E-Mail, der Upload über Portale oder individuelle bilaterale Vereinbarungen zum Einsatz.
Der Übertragungsweg ist dabei nicht standardisiert.
Zwar ist technisch vieles möglich, organisatorisch bleibt jedoch vieles offen.
Das führt dazu, dass Unternehmen je Geschäftspartner unterschiedliche Prozesse etablieren müssen.
Individuelle Sonderlösungen und ein hoher Abstimmungsbedarf führen zu einer zunehmenden Komplexität in den Abläufen.
Mailversand: Keine verbindliche Identitätsprüfung
Beim klassischen Versand ist der Absender in der Regel ein Mail-Postfach.
Eine systemseitige, verbindliche Identitätsprüfung findet nicht statt.
Ob der Mail-Absender tatsächlich der ist, der er vorgibt zu sein, wird technisch nicht abgesichert.
Das ist kein Fehler der Formate selbst, sondern eine Folge des fehlenden organisatorischen Rahmens.
Der Versand und der Empfang sind einfach möglich, eine verbindliche Identität kann systemseitig nicht sichergestellt werden.
Mit zunehmender Automatisierung und wachsender Anzahl an Geschäftspartnern wird dieser Punkt jedoch relevanter.
Zudem ensteht ein Sicherheitsrisiko, wenn ungeprüfte Rechnungssvesender echt aussehende Rechnungen an zentrale Rechnungseingangspostfächer senden.
Normkonform heißt nicht automatisch EU-weit kompatibel
ZUGFeRD und XRechnung basieren auf der EN 16931.
Diese Norm ist europaweit gültig.
In der praktischen Umsetzung gibt es jedoch von Land zu Land Unterschiede. Das betrifft nationale Ausprägungen, unterschiedliche Pflichtfelder oder landesspezifische Regelungen.
Eine Rechnung kann daher normkonform sein und dennoch im Ausland nicht ohne Weiteres verarbeitet werden.
Normkonformität bedeutet in diesem Zusammenhang nicht automatisch Interoperabilität zwischen Unternehmen in unterschiedlichen EU-Staaten.
Das gilt nicht nur für den Versand, sondern gleichermaßen für eingehende Rechnungen.
Und Peppol?
Genau an dieser Stelle setzt Peppol an.
Peppol basiert auf UBL, folgt der EN 16931 und stellt einen international einheitlichen Rahmen für den strukturierten Austausch von Geschäftsdokumenten dar.
Dabei geht es nicht um ein weiteres Rechnungsformat, sondern um verbindliche Regeln für den gesamten Austauschprozess.
Das Peppol-Regelwerk legt eindeutig fest,
- welches Profil genutzt wird,
- wie der Übertragungsweg aussieht und
- wie Teilnehmer eindeutig identifiziert werden.
Absender und Empfänger sind klar definiert, der Versand erfolgt innerhalb eines einheitlichen Netzwerks.
Genau darin liegt der wesentliche Unterschied zu ZUGFeRD und XRechnung, bei denen nur das Format geregelt ist, nicht aber der Übertragungsweg.
Ist Peppol die Lösung für alle und alles?
Nein.
Peppol ist keine Universallösung.
Nicht jedes Unternehmen benötigt Peppol sofort, nicht jeder Rechnungsaustausch muss zwingend über diese Infrastruktur erfolgen, und nicht jede bestehende Lösung ist automatisch falsch.
Peppol entfaltet seinen Nutzen vor allem dort, wo:
- viele Geschäftspartner angebunden werden sollen
- internationale Beziehungen bestehen oder geplant sind
- weitere Prozesse eingebunden werden müssen.
Für kleine, klar abgegrenzte Szenarien können E-Mail oder Portallösungen weiterhin ausreichen:
- Die Rechnungen gehen an einen festen, überschaubaren Kundenkreis.
- Alle Empfänger akzeptieren ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail.
- Es gibt keine internationalen Geschäftspartner.
- Absatz- und Beschaffungsprozesse sind stabil und ändern sich selten.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht:
Müssen wir Peppol einsetzen?
Sondern:
Kann Peppol für unser Unternehmen einen echten Mehrwert bieten?
Peppol sollte niemals Selbstzweck sein.
Peppol: mehr als reiner Rechnungsaustausch
Peppol wird häufig auf den Austausch von Rechnungen reduziert.
Das greift zu kurz.
Die Peppol-Infrastruktur ist darauf ausgelegt, strukturierte Geschäftsdokumente entlang von Absatz- und Beschaffungsprozessen zu übertragen.
Dazu zählen beispielsweise Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine.
In vielen Ländern werden diese Möglichkeiten bereits genutzt.
In Deutschland stehen sie bislang weniger im Fokus.
Für Unternehmen bedeutet das, dass Peppol zukünftig nicht nur Rechnungen, sondern ganze Prozessketten verbinden kann.
Ob und wann diese Funktionen in Unternehmen genutzt werden, ist eine strategische Entscheidung.
Die technische Basis ist mit Peppol bereits vorhanden.
Fazit
ZUGFeRD und XRechnung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Beide Formate sind notwendig und richtig.
Sie beantworten jedoch in erster Linie die Frage nach dem Format.
Die Frage nach stabilen, skalierbaren und international nutzbaren Prozessen bleibt davon unberührt.
Peppol schafft einen verbindlichen Rahmen für Standard, Versand und Identität und ermöglicht damit genau diese Perspektive.
Nicht jedes Unternehmen braucht Peppol sofort.
Aber jedes Unternehmen sollte prüfen, ob Peppol strategisch sinnvoll ist.
Denn letztlich geht es um zwei zentrale Fragen:
- Wie sieht ein zukunftsfähiger Rechnungsaustausch für Ihr Unternehmen aus?
- Wie wird aus einer formalen E-Rechnung ein stabiler, international nutzbarer Prozess?
Und Peppol? - Kurz gesagt:
Bei Peppol sind drei zentrale Punkte verbindlich geregelt:
der Standard des Formats, der Versandweg und die Identitätsprüfung.
Hinweis: Seminartermine zur Einführung von Peppol sind derzeit in Vorbereitung.
