Die ZUGFeRD-Profile im Überblick
Stand: 14.12.2025
ZUGFeRD ist ein in Deutschland entwickeltes Format für die elektronische Rechnung. Es basiert auf der XML-Syntax CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) und kombiniert ein PDF als Sichtbeleg mit einem strukturierten XML-Datensatz zur maschinellen Verarbeitung. Mehr dazu lesen Sie hier.
ZUGFeRD wird kontinuierlich weiterentwickelt. Anpassungen erfolgen insbesondere im Zusammenhang mit der EU-Norm EN 16931 sowie mit technischen und rechtlichen Vorgaben.
Wichtig: Nicht alle ZUGFeRD-Profile sind dabei vollständig EN-16931-konform. Die Wahl des geeigneten Profils ist daher entscheidend für die rechtssichere Rechnungsstellung.
Der aktuelle Stand ist ZUGFeRD 2.4, veröffentlicht am 4. Dezember 2025, vorgesehen zur Nutzung ab dem 15. Januar 2026.
ZUGFeRD kennt verschiedene Varianten, die als ZUGFeRD-Profile bezeichnet werden. Die Auswahl des passenden Profils hängt sowohl von den gesetzlichen Anforderungen (z. B. im B2G-Umfeld) als auch von den Vorgaben Ihrer Geschäftspartner ab.
Die Auswahl des richtigen ZUGFeRD-Profils ist in der Praxis häufig komplexer als zunächst angenommen. Sie erfordert die Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben, technischer Möglichkeiten und der Anforderungen der jeweiligen Geschäftspartner.
Diese Fragestellungen stehen auch im Mittelpunkt meiner Seminare zur E-Rechnung, in denen typische Abrechnungsfälle, Profilentscheidungen und häufige Fehler systematisch behandelt werden.
Nachstehend finden Sie eine überblicksartige Zusammenfassung der wichtigsten ZUGFeRD-Profile.
1. ZUGFeRD 2.4 Basic
- Zielgruppe: Kleine Unternehmen und Geschäftspartner mit einfachen Rechnungsanforderungen.
- Merkmale: Beinhaltet nur grundlegende Informationen wie Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze.
- Einsatz:
- Für Rechnungen, die keinen besonderen rechtlichen oder technischen Anforderungen unterliegen.
- Nicht geeignet für öffentliche Auftraggeber oder automatisierte Prozesse.
Meine Empfehlung: Nutzen Sie dieses Profil nur, wenn einfache Rechnungen akzeptiert werden und keine rechtliche Verpflichtung zur Nutzung der EN 16931 besteht.
2. ZUGFeRD 2.4 EN 16931
- Zielgruppe: Unternehmen, die gesetzeskonforme elektronische Rechnungen austauschen müssen, insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern (B2G).
- Merkmale: Entspricht vollständig der EU-Norm EN 16931, die für den B2G-Bereich verpflichtend ist.
- Einsatz:
- Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen (Pflicht).
- Für Geschäftspartner, die automatisierte Rechnungsverarbeitung einsetzen.
Meine Empfehlung: Dieses Profil ist die sicherste Wahl für Sie, da es in den meisten Fällen gesetzliche und technische Anforderungen erfüllt.
3. ZUGFeRD 2.4 Extended
- Zielgruppe: Unternehmen mit komplexen Rechnungsanforderungen, die zusätzliche Daten oder branchenspezifische Informationen benötigen.
- Merkmale: Umfasst alle Daten des EN-16931-Profils und erweitert diese um Zusatzinformationen für besondere Branchenanforderungen.
- Einsatz:
- In Branchen wie Logistik oder Gesundheitswesen.
- Für Geschäftspartner, die zusätzliche Daten erwarten (z. B. detaillierte Leistungsbeschreibungen).
Meine Empfehlung: Verwenden Sie dieses Profil, wenn komplexe Anforderungen explizit gefordert werden.
Was ist neu in ZUGFeRD 2.4?
- Aktualisierte Codelisten: Anpassungen gemäß den neuen Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN).
- Erweiterte Datenstrukturen: Zusätzliche Felder, um neue Geschäftsanforderungen zu unterstützen.
- Rundungstoleranzen: Verbesserungen im Profil EXTENDED, um Rundungsabweichungen bei Steuerbeträgen zu berücksichtigen.
Empfehlung für Ihre Praxis
- Mit ZUGFeRD 2.4 EN 16931 liegen Sie in den meisten Fällen richtig, da es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und universell einsetzbar ist.
- Prüfen Sie in jedem Fall vorab:
- Welche Arten der Rechnungsstellung gibt es bei Ihnen? Das könnten Vorkasserechnungen, Gutschriftsverfahren, Teilrechnungen, Zwischenrechnungen, Pro-Forma-Rechnungen, Sammelrechnungen und weitere Rechnungstypen sein. Bestimmen Sie dann das notwendige ZUGFeRD-Profil.
- Anforderungen Ihrer Geschäftspartner: Fragen Sie gezielt nach dem von diesen bevorzugten Profil.
- Pflichten im B2G-Bereich: EN 16931 ist hier verpflichtend.
- Kompatibilität Ihrer IT-Systeme: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die aktuelle Version 2.4 unterstützt.
Die hier dargestellten Abgrenzungen spielen auch in meinen Seminaren zur E-Rechnung eine zentrale Rolle, da falsche Profilentscheidungen in der Praxis häufig zu Ablehnungen oder Nacharbeiten führen.
In den Seminaren werden typische Abrechnungsfälle, Profilentscheidungen und deren praktische Umsetzung systematisch behandelt.
Übrigens: Viele Fragestellungen lassen sich zudem bereits in einer kurzen, gezielten Beratung klären..
