Gilt wirklich das Recht des Stärkeren?
(Stand: 13.03.2026)
Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung schreitet voran. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen versenden können. Noch im Jahr 2026 müssen deshalb viele ERP- und Buchhaltungssysteme entsprechend vorbereitet werden.
Neben der technischen Umsetzung zeigt sich dabei jedoch ein weiteres Thema, das in vielen Projekten unterschätzt wird: die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten.
In Gesprächen mit Unternehmen tauchen immer wieder ähnliche Fragen auf:
- Darf mein Kunde mir vorschreiben, in welchem Format ich eine Rechnung liefern muss?
- Kann ein Lieferant verlangen, dass Rechnungen nur über ein bestimmtes Portal eingereicht werden?
- Muss ein Unternehmen mehrere Rechnungsformate gleichzeitig unterstützen, weil unterschiedliche Geschäftspartner unterschiedliche Anforderungen stellen?
Viele erwarten an dieser Stelle klare gesetzliche Vorgaben. Doch genau hier liegt ein grundlegendes Missverständnis.
Gesetzliche Pflicht – aber keine einheitlichen Regeln
Der deutsche Gesetzgeber hat festgelegt, dass Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können müssen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931.
Was der Gesetzgeber jedoch nicht festgelegt hat, sind einheitliche Regeln für
- konkrete Rechnungsformate
- Übertragungswege
- organisatorische Abläufe beim Rechnungsaustausch.
Kurz gesagt:
Der Gesetzgeber hat die elektronische Rechnung eingeführt – die Spielregeln des Rechnungsaustauschs bestimmt jedoch der Markt.
Der Format-Dschungel
Unternehmen begegnen heute mehreren Varianten elektronischer Rechnungen. Dazu gehören insbesondere
- ZUGFeRD mit verschiedenen Profilen
- XRechnung mit unterschiedlichen Syntaxvarianten wie CII oder UBL
- Peppol-BIS-Dokumente im internationalen Datenaustausch.
Je nach Ausprägung entstehen daraus fünf bis sechs technisch unterschiedliche Varianten, die im Geschäftsverkehr auftreten können.
Zusätzlich existieren verschiedene Übertragungswege, zum Beispiel:
- Upload-Portale
- EDI-Verbindungen
- Netzwerke wie Peppol.
Für viele Unternehmen entsteht dadurch ein regelrechter Format-Dschungel, der sowohl technisch als auch organisatorisch bewältigt werden muss.
Marktmacht bestimmt die Spielregeln
In der Praxis zeigt sich häufig ein klares Muster:
Beim elektronischen Rechnungsaustausch setzt sich die Lösung des Unternehmens mit der größeren Marktmacht durch.
Große Auftraggeber oder Kunden legen beispielsweise fest,
- welches Rechnungsformat verwendet werden soll
- über welchen Übertragungsweg E-Rechnungen einzureichen sind
- welche zusätzlichen unternehmens- oder branchenspezifischen Informationen erwartet werden, die über die Pflichtangaben hinausgehen.
Auch der Umgang mit Anlagen wird unterschiedlich geregelt. Manche Systeme verlangen eingebettete Dokumente, andere Plattformen separate Uploads.
Abstimmungsaufwand mit jedem Geschäftspartner - Oder einfach Peppol?
Die Folge ist ein hoher organisatorischer Aufwand. Die Rahmenbedingungen des Rechnungsaustauschs müssen häufig mit jedem einzelnen Geschäftspartner abgestimmt werden und umgesetzt werden.
Ein weiteres Thema ist der Umgang mit ausländischen Geschäftspartnern. Unterschiedliche nationale Regelungen und Plattformen können dazu führen, dass Unternehmen zusätzliche Varianten berücksichtigen müssen.
Ein Ansatz zur Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs kann die freiwillige Nutzung gemeinsamer Infrastrukturen wie Peppol sein. Hier werden sowohl Transportwege als auch Dokumententypen stärker standardisiert. Zudem ist auch der Rechnungsaustausch mit ausländischen Partnern möglich.
Für viele Unternehmen könnte dies langfristig zu einer deutlichen Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs führen.
Unterschiedliche Validatoren
Ein weiteres Detail sorgt zusätzlich für Unsicherheit: die technische Prüfung elektronischer Rechnungen.
Für die Validierung existieren verschiedene Softwarelösungen. Diese prüfen Rechnungen zwar grundsätzlich gegen die gleichen Standards, können jedoch in einzelnen Punkten zu unterschiedlichen Prüfergebnissen kommen.
Eine Rechnung kann deshalb von einem Validator akzeptiert werden, während ein anderer Validator Beanstandungen meldet.
Auch hier bietet Peppol Vorteile: Dort gibt es einen im System integrierten uhd damit einheitlichen Validierungsprozess.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als eine technische Umstellung. In vielen Unternehmen zeigt sich inzwischen, dass organisatorische Fragen und Abstimmungen mit Geschäftspartnern mindestens so wichtig sind wie die technische Umsetzung. Und oft steckt dort die eigentliche Herausforderung.
