E-Rechnungen ohne ERP: Wo in der Praxis der Mehraufwand entsteht - Eine Einschätzung
(Stand: 28.01.2026)
Die elektronische Rechnung ist in vielen Unternehmen inzwischen angekommen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind bekannt, Empfangslösungen eingerichtet und erste E-Rechnungen gehen regelmäßig ein. Aus technischer Sicht funktioniert das in vielen Fällen problemlos. Dennoch zeigt sich im Alltag häufig ein anderes Bild: Der erwartete Effizienzgewinn bleibt aus, stattdessen steigt der manuelle Aufwand.
Der Grund dafür liegt nur selten im Rechnungsformat selbst. Entscheidend ist, ob die E-Rechnung in einen durchgängigen Prozess eingebunden ist. Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einer reinen Empfangslösung und einer integrierten ERP-Struktur.
E-Rechnung ist mehr als ein digitales Dokument
Eine E-Rechnung ist kein klassisches PDF mit Zusatzinformationen, sondern ein strukturierter XML-Datensatz auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Die Idee dahinter: Pflichtfelder, feste Datenstrukturen und definierte Codes sollen eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Dieses Ziel wird jedoch nur erreicht, wenn die enthaltenen Daten nicht nur angezeigt, sondern systematisch weiterverarbeitet werden.
Ohne ERP endet der Prozess häufig bereits nach dem Empfang. Die XML-Daten werden gelesen oder geprüft, anschließend erfolgt die Buchung manuell. Medienbrüche bleiben bestehen, der Arbeitsaufwand verschiebt sich lediglich von einem Schritt zum nächsten.
Document Type Codes: Kleine Angabe, große Wirkung
E-Rechnungen unterscheiden verschiedene Rechnungstypen, etwa Rechnung, Gutschrift, Storno- oder Abschlagsrechnung. Diese Differenzierung erfolgt über Document Type Codes. Sie steuern, wie ein Beleg fachlich einzuordnen und weiterzuverarbeiten ist.
In Insellösungen werden diese Codes häufig ignoriert oder nicht korrekt ausgewertet. Die Folge sind Ablehnungen, fehlerhafte Buchungen oder zusätzliche manuelle Prüfungen. Ein ERP-System kann diese Informationen gezielt nutzen, um Buchungslogiken automatisch anzuwenden und Sonderfälle korrekt abzubilden.
Steuerdaten sind kein Detail
Ein weiterer zentraler Punkt sind die steuerlichen Informationen. E-Rechnungen enthalten strukturierte Angaben zu Steuersätzen, Steuerkategorien und Bemessungsgrundlagen. Diese Daten sind eindeutig definiert und maschinenlesbar, häufig zusammengefasst unter dem Begriff Tax Codes.
Fehlen klare Regeln zur Verarbeitung dieser Angaben, müssen sie manuell geprüft oder nacherfasst werden. Das erhöht nicht nur den Aufwand, sondern auch das Fehlerrisiko. ERP-Systeme stellen sicher, dass steuerliche Vorgaben einheitlich angewendet und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Anlagen und Zusatzdokumente sauber einbinden
In der Praxis bestehen Rechnungen selten nur aus einem einzelnen Beleg. Lieferscheine, Leistungsnachweise, Verträge oder Stundenzettel gehören häufig dazu. Ohne ERP-System werden diese Dokumente oft getrennt erzeugt oder abgelegt und per E-Mail nachgereicht.
Das erschwert die Nachvollziehbarkeit und kann bei internen Prüfungen oder Betriebsprüfungen problematisch werden. ERP-Systeme ermöglichen es, Rechnung und zugehörige Anlagen als zusammengehörigen Vorgang zu führen und revisionssicher zu verarbeiten.
Blick in die Praxis: Typische Situation ohne ERP-Integration
Ein Unternehmen empfängt E-Rechnungen im Format XRechnung.
Die XML-Datei wird in einem Viewer angezeigt und formal geprüft.
Die Buchhaltung überträgt die relevanten Daten manuell in die Finanzbuchhaltung.
Steuerangaben werden zusätzlich kontrolliert, da sie nicht automatisch übernommen werden.
Leistungsnachweise kommen separat per E-Mail und werden manuell abgelegt.
Der Prozess funktioniert – ist aber zeitaufwendig, fehleranfällig und kaum skalierbar.
Der eigentliche Vorteil der E-Rechnung bleibt ungenutzt.
Medienbrüche und Zuständigkeiten
In vielen Unternehmen sind die Zuständigkeiten oft klar getrennt. Die IT betreut das Empfangstool, die Buchhaltung prüft und bucht die Rechnung, der Fachbereich liefert ergänzende Informationen. Ohne ein zentrales System entstehen Rückfragen, Wartezeiten und doppelte Arbeit.
ERP-Strukturen ersetzen nicht die fachliche Prüfung, sie verringern jedoch Reibungsverluste zwischen den Beteiligten und sorgen für klar definierte Abläufe.
Warum Insellösungen oft nicht skalierbar sind
Bei geringen Belegmengen funktionieren manuelle Abläufe oft noch akzeptabel. Mit steigender Anzahl an Rechnungen, mehr Geschäftspartnern und unterschiedlichen Sonderfällen wächst der Aufwand jedoch überproportional. Was anfangs pragmatisch erscheint, wird schnell zum Engpass.
ERP-Systeme vereinfachen und stabilisieren Abläufe vor allem durch ihren Ordnungsrahmen. Sie ermöglichen verlässliche Prozesse – auch dann, wenn Volumen und Komplexität zunehmen.
Fazit
E-Rechnungen lassen sich technisch auch ohne ERP-System empfangen und anzeigen. Der eigentliche Nutzen der elektronischen Rechnung entsteht jedoch erst durch die Integration in durchgängige Prozesse. Ohne ERP bleibt die E-Rechnung häufig ein zusätzlicher Arbeitsschritt statt einer echten Erleichterung.
Wer E-Rechnung langfristig effizient und revisionssicher einsetzen will, kommt an strukturierten ERP-Prozessen kaum vorbei.
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