E-Rechnung 2026: Warum technische Validierung, Formatvorgaben und Peppol für viele Unternehmen zur Herausforderung werden
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen im Format nach EN 16931 empfangen und verarbeiten (!) können. Mit Blick auf 2026 verschärft sich die Lage erneut: Die technische Validierung über Schematron-Regeln, die Fehlerklassifikation des BMF sowie unterschiedliche Format- und Profilvorgaben (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0) erhöhen den Druck auf Unternehmen spürbar. In vielen Organisationen zeigt sich bereits heute, dass die formale Pflicht zur E-Rechnung deutlich weniger herausfordernd ist als ihre korrekte technische Umsetzung.
Dieser Beitrag zeigt die typischen Problemfelder und skizziert praxisnahe Lösungswege.
1. Unterschiedliche Formate sorgen für Mehraufwand
Obwohl alle E-Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 folgen, unterscheiden sich die Formate deutlich:
- ZUGFeRD (CII)
mit Hybridstruktur (PDF + XML), mehreren Profilen (von Basic bis Extended) und teilweise abweichenden Mussfeldern. - XRechnung (UBL oder CII)
mit strenger Schematron-Validierung und unterschiedlicher Syntax. - Peppol BIS Billing 3.0
mit eigenständigen Business-Rules insbesondere bei Steuerkennziffern (TaxCategory, TaxScheme, VATEX).
Für die Praxis bedeutet das:
Ein technisch gültiges Dokument in ZUGFeRD oder XRechnung ist nicht automatisch Peppol-konform.
Auch ein UBL-Dokument, das eine XSD-Validierung besteht, kann im Peppol-Netzwerk an einer länderspezifischen Schematron-Regel scheitern.
Konsequenz für Unternehmen
ERP-Systeme müssen in der Lage sein, mehrere Exportformate korrekt zu erzeugen oder über externe Dienstleister konvertieren zu lassen.
Viele Unternehmen nutzen aktuell nur eine begrenzte Formatunterstützung, was zu Ablehnungen beim Rechnungsempfänger führt.
2. Die technische Validierung wird 2026 entscheidend
Mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ist verbindlich geregelt:
- Jede E-Rechnung muss drei Validierungsstufen durchlaufen:
Formatprüfung (XSD) → Geschäftsregeln (Schematron) → Inhaltsprüfung. - Fehler werden in drei Klassen eingeteilt:
A = Formatfehler,
B = Geschäftsregelverletzung,
C = sachliche Fehler. - Fehler der Klasse A und B führen dazu, dass die E-Rechnung nicht als gültige E-Rechnung verarbeitet werden kann.
In der Praxis bedeutet das:
Viele Unternehmen erhalten künftig Rückmeldungen wie:
- „mandatory field missing“
- „inconsistent tax subtotal“
- „invalid tax category code“
- „unknown schemeID“
- „Leitweg-ID fehlt oder formal ungültig“
Diese Fehlermeldungen müssen Unternehmen selbst auswerten – sie werden nicht automatisch korrigiert. In vielen Fällen muss Kontakt mit dem Rechnungsversender aufgenommen werden.
Konsequenz für Unternehmen
- Einfache Setups ohne Validierungswerkzeuge stoßen schnell an Grenzen.
- Eingangsprüfungen müssen künftig technische und steuerliche Prüfung kombinieren.
- Unternehmen müssen interne Verantwortlichkeiten klären (Rechnungswesen / IT).
3. Peppol wird zur zentralen Übertragungsplattform – und damit zur Fehlerquelle
Peppol BIS Billing 3.0 unterscheidet sich in mehreren Punkten von XRechnung und ZUGFeRD:
- Spezielle Anforderungen an Steuercodes (TaxCategory/TX, E, Z, O, AE, K, VATEX-Codes)
- Pflichtangaben für USt-ID oder Leitweg-ID abhängig vom Empfängertyp
- Streng validierte Wertebereiche (z. B. Zahlungsarten, Payment Means Codes)
Besonders relevant:
Ein XML-Dokument kann innerhalb von Peppol abgelehnt werden, obwohl es z. B. als ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei lokal gültig ist.
Typische Ablehnungsgründe:
- VATEX-Codes nicht korrekt gesetzt
- Falsche oder fehlende Identifikationsschemata für USt-ID, IBAN, Leitweg-ID
- Unzulässige Kombinationen aus Steuerkennziffern
- Nicht erlaubte Attachment-Typen oder Referenzen
Konsequenz für Unternehmen
- Ohne Peppol-konforme Exportprozesse steigt die Quote der zurückgewiesenen Rechnungen.
- Unternehmen brauchen entweder Peppol-fähige Systeme oder Dienstleister, die die Konvertierung zuverlässig übernehmen.
4. Organisatorische Herausforderungen im Rechnungswesen
Neben der technischen Ebene ergeben sich weitere Probleme:
Fehlende Zuständigkeiten
Wer reagiert auf technische Ablehnungen?
– Buchhaltung?
– IT?
– Der ERP-Dienstleister?
Oft ist unklar, wer die Fehlermeldungen liest, interpretiert und korrigiert.
Unvollständige Stammdaten
- Fehlende Leitweg-IDs (oder USt-ID bzw. GLN)
- Falsche Zahlungsbedingungen
- Unvollständige Steuerinformationen
- Fehlerhafte Formatvorgaben einzelner Kunden
Abweichende Prozesse bei Abschlags- und Schlussrechnungen
Gerade im Bau und Ingenieurwesen werden BT-113 (TotalPrepaidAmount) und BT-22 (IncludedNote) oft nicht korrekt gefüllt.
5. Mögliche Lösungswege
1. Einführung technischer Validierungswerkzeuge
z. B. Mustang, Billit, EPO Validator, interne Schematron-Tester
→ Damit lassen sich Fehler frühzeitig erkennen.
2. Klare Formatstrategie entwickeln
- Welches Format wird für welchen Kunden benötigt?
- Welche Formate kann das ERP heute zuverlässig erzeugen?
- Braucht es externe Konvertierungsdienste?
3. Peppol-Anbindung prüfen
Bei vielen Unternehmen ist Peppol heute noch nicht aktiviert.
2026 wird die Plattform deutlich wichtiger – insbesondere im öffentlichen Sektor und bei Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnern.
4. Stammdaten bereinigen
- Leitweg-ID
- USt-ID
- Zahlungsbedingungen
- Steuercodes
- Adressschemata
5. Verantwortlichkeiten definieren
- Wer überwacht die Validierungsfehlermeldungen?
- Wer korrigiert sie?
- Wie ist der Prozess im Rechnungseingang und -ausgang?
6. Mitarbeitende schulen
Die Komplexität der neuen Regeln ist erheblich gestiegen.
Sachbearbeitung und IT benötigen ein gemeinsames Verständnis von:
- Profilen
- Codes
- Validierungsregeln
- Fehlermeldungen
6. Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist längst mehr als eine gesetzliche Pflicht. Ab 2026 entscheiden technische Validierung, Formatvorgaben und Peppol-Spezifika darüber, ob Rechnungen angenommen oder abgewiesen werden.
Unternehmen, die frühzeitig ihre Formate, Prozesse und Stammdaten prüfen, reduzieren nicht nur Fehlerquoten, sondern schaffen die Basis für automatisierte Rechnungsabläufe.
Wer abwartet, muss ab 2026 mit hohen Rückläuferquoten, internen Verzögerungen und erhöhtem manuellen Aufwand rechnen.
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