In Deutschland kommen derzeit vor allem E‑Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung – diese überwiegend im öffentlichen Bereich – zum Einsatz. Zudem werden in verschiedenen Branchen Rechnungen im EDI-Format ausgetauscht, wie z.B. Automotive und bei Lebensmittelketten. Häufig werden auch noch Rechnungen im PDF-Format verwendet.
Die E‑Rechnung im PDF-Format
Strenggenommen zählt eine Rechnung im PDF-Format nicht zu den E‑Rechnungen. Grund dafür ist, dass eine Rechnung im PDF-Format nicht ohne weiteres maschinell ausgelesen werden kann. Dazu muss man wissen, das PDF nicht gleich PDF ist. Man unterscheidet zwischen maschinenlesbaren PDF-Formaten und nicht-maschinenlesbaren PDF-Formaten.
Bei nicht-maschinenlesbaren PDF-Dateien muss zunächst eine Texterkennung vorgenommen werden. Bei diesem auch als OCR bekannten Verfahren (OCR = Optical Character Recognition) wird über eine Software eine Zeichenerkennung vorgenommen. Erfahrungsgemäß gelingt diese Zeichenerkennung nicht immer vollständig. Damit ist dieses Verfahren fehleranfällig und das Ergebnis muss ggf. durch einen Sachbearbeiter nachbehandelt werden, bevor die erkannten Daten tatsächlich in das aufnehmende System (FiBu/ERP) überführt werden können.
Bei maschinenlesbaren PDF-Formaten besteht das Problem darin, dass es verschiedene PDF-Formate gibt und diese nicht normiert sind für einen Datenaustausch bei digitalen Rechnungen.
Obwohl die Bearbeitung eingehender PDF-Rechnungen Zeit und Geld kostet, ist es derzeit (Stand: August 2022) noch die häufigste Form der nicht-beleghaften Rechnung.
Die E‑Rechnung im ZUGFeRD-Format
Aufgrund der oben beschriebenen Nachteile wurde vom Arbeitskreis FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) das Format ZUGFeRD entwickelt. Das Format ZUGFeRD kombiniert die Formate PDF und XML. Das Format XML (eXtensible Markup Language) ist ein maschinenlesbares Datenformat.
Der Rechnungssteller erzeugt mit seinem ERP-System ein ZUGFeRD-Dokument, das mit seinem PDF-Anteil wie ein übliches PDF-Dokument am Bildschirm angeschaut werden kann. Der dort eingebettete XML-Teil erlaubt ein maschinelles Auslesen und Übertragen in das aufnehmende System des Rechnungsempfängers. Damit kann ein Großteil der Rechnungseingangsprüfung automatisiert durchgeführt werden.
Die XRechnung
Die XRechnung ist eine elektronische Rechnung im XML-Format. Dieses Format war ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene vorgesehen. Mittlerweile haben auch einige Bundesländer sich dazu entschieden, dieses E‑Rechnungsformat zu akzeptieren. Die Anforderungen an Aufbau, Inhalte und Übermittlungswege finden sich in den jeweiligen E‑Rechnungs-Verordnungen von Bund und Ländern.
Dieses Format kann vom Empfänger direkt maschinell verarbeitet werden und beinhaltet keinen Sichtbeleg mehr. Das ist auch der wesentliche Unterschied zum Format ZUGFeRD.
Die E-Rechnung im EDI-Format
Die Abkürzung EDI steht für Electronic Data Interchange, also für den Elektronischen Datenaustausch. EDI ist zunächst nur ein Sammelbegriff für jeden Datenaustausch zur Auftragsabwicklung.
Für die konkrete Abwicklung des Datenaustauschs gibt es dann weitere internationale Standards wie zum Beispiel EDIFACT. Innerhalb der Vorgaben von EDIFACT gibt es dann wieder zahlreiche branchenspezifische Standards (Subsets). Beispiele dafür sind EANCOM in der Konsumgüterindustrie oder EDITRANS in der Transportwirtschaft.
Damit wird deutlich, dass es die EDI-Rechnung so nicht gibt. Sicherlich liegt darin auch die Ursache für die derzeit (Stand: August 2022) recht geringe Verbreitung.
Fazit
Im Moment (Stand: August 2022) gibt es in Deutschland eine Vielzahl von E-Rechnungsformaten. Das erschwert und behindert die schnelle und flächendeckende Einführung der Elektronischen Rechnungsabwicklung und macht sie zudem komplex und teuer.
Das ist vermutlich auch der Grund, warum in sehr vielen Fällen noch das einfache PDF-Format mit seinen oben beschriebenen Nachteilen zum Einsatz kommt. Dennoch führt kein Weg an der Elektronischen Rechnungsabwicklung mit strukturierten Daten vorbei. Je nach Branchenzugehörigkeit und Marktumfeld (Kunden- oder Lieferantenvorgaben) sollte möglichst schnell mit einem oder zwei Format-Varianten angefangen werden.
So betrachtet, stellt die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format in den meisten Fällen einen guten Einstieg zum Arbeiten mit E-Rechnungen dar:
- zum einen können gewohnte Prozesse zunächst beibehalten werden und
- zum anderen wird nach und nach deutlich, an welchen Stellen noch Verbesserungen nötig und möglich sind.
Aus meiner Sicht könnte das ZUGFeRD-Format für die meisten Unternehmen den Einstieg zur Erzeugung und Verarbeitung der E‑Rechnung darstellen. Zudem ist es so, dass derzeit (August 2022) auch die meisten öffentlichen Verwaltungen das ZUGFeRD-Format akzeptieren.