Validierung, Formate und Peppol
Die Einführung der E-Rechnung ist für viele Unternehmen zunächst unauffällig verlaufen. Seit 2025 müssen elektronische Rechnungen empfangen werden können – und viele Organisationen haben diese Pflicht formal erfüllt.
Doch der Eindruck trügt: Die eigentliche Herausforderung beginnt erst jetzt.
In meinen Beratungsprojekten und Seminaren zeigt sich deutlich, dass viele Unternehmen die Tiefe der technischen, formalen und organisatorischen Anforderungen bislang stark unterschätzen. Das aktuelle BMF-Schreiben verschärft diese Situation zusätzlich.
1. Die neue Validierungspflicht: Warum das BMF den Druck erhöht
Mit dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung definiert das Bundesfinanzministerium erstmals verbindlich, wie elektronische Rechnungen technisch validiert werden müssen. Die Prüfung umfasst:
- strukturelle Anforderungen (Schema/XSD),
- inhaltliche Regeln (Schematron),
- geschäftslogische Plausibilitäten.
Kernpunkt:
Besteht eine Rechnung diese Prüfungen nicht, gilt sie nicht als E-Rechnung, sondern muss als „Sonstige Rechnung“ verarbeitet werden – mit erhöhten Prüfpflichten, möglichen Rückfragen und größerem Dokumentationsaufwand. Im schlimmsten Fall droht die Versagung des Vorsteuerabzugs!
Für viele Unternehmen ist diese neue Rechtsfolge bislang kaum bekannt.
2. Formate - Drei Welten statt einheitlicher Standard: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol
Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass es „die E-Rechnung“ als einheitliches Format gäbe. Tatsächlich existieren völlig unterschiedliche Formatlogiken:
XRechnung (UBL oder CII)
- zwei unreschiedliche technische Varianten (Syntaxen),
- unterschiedliche Schematron-Regeln,
- variierende Möglichkeiten bei Anhängen und Referenzen.
ZUGFeRD (immer CII-basiert)
- verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended),
- stark unterschiedliche Dateninhalte,
- hybrider Aufbau aus PDF und XML – rechtlich relevant ist nur das XML.
Peppol BIS Billing 3.0 (UBL-basiert)
- internationaler Standard mit eigenen Business-Rules,
- strengere Anforderungen als EN 16931,
- zwingende Identifikatoren (Leitweg-ID oder USt-ID mit Peppol-Kennung).
Ein Dokument kann daher zunächst als gültig erscheinen, aber im Peppol-Netz bereits abgelehnt werden.
3. Validatoren: Warum „gültig“ oft nicht gleich „rechtskonform“ bedeutet
Viele Unternehmen verlassen sich auf die Validierung, die im ERP-System integriert ist. Doch die Qualität dieser Prüfungen variiert erheblich:
- ERP-interne Validatoren prüfen häufig nur Grundstrukturen.
- Open-Source-Validatoren sind hilfreich, aber nicht immer vollständig.
- Kommerzielle Tools unterscheiden sich im Aktualisierungsgrad.
- Peppol-zertifizierte Validatoren prüfen umfassend gegen EN 16931, nationale Regeln und Peppol-Business-Rules.
Damit entsteht eine riskante Situation:
Rechnungen können lokal als gültig gelten, werden aber beim Empfänger oder im Peppol-Netz zurückgewiesen.
Dieser Unterschied wird nach und nach für viele Unternehmen sichtbar – und problematisch.
4. Die Übergangsfrist bis 2027 schafft Zeit, aber keine Lösung
Übliche PDF-Rechnungen dürfen zwar noch bis Ende 2027 versendet werden.
Doch diese Frist hat einen entscheidenden Haken:
Sie verschiebt nur den Zeitpunkt der Umstellung – sie vereinfacht sie nicht.
2026 wird das Jahr, in dem Unternehmen:
- die Formatstrategie festlegen,
- die ERP-Systeme technisch aufrüsten,
- Validierungen korrekt implementieren,
- Peppol-Anforderungen berücksichtigen,
- Prozesse in Einkauf, IT und Rechnungswesen harmonisieren müssen.
Hinzu kommt: Die Zahl erfahrener Dienstleister ist begrenzt. Die Nachfrage steigt bereits jetzt deutlich.
5. Was Unternehmen jetzt tun sollten
Die wichtigsten Schritte für 2026 sind:
- frühzeitige Analyse der eigenen Formatlandschaft,
- technische Prüfung der Validierungsfähigkeit,
- Test von Peppol-Anbindungen,
- Klärung von Anhänge-Regeln (ZUGFeRD vs. XRechnung vs. Peppol),
- Schulung der internen Fachabteilungen.
Unternehmen, die erst 2027 aktiv werden, werden es kaum schaffen, alle Anforderungen fristgerecht zu erfüllen.
6. Meine Kompaktseminare „Update E-Rechnung 2026“
Zur Orientierung biete ich gemeinsam mit verschiedenen IHK-Bildungseinrichtungen und Seminaranbietern die 2-Stunden-Kompaktseminare „Update E-Rechnung 2026“ an.
Die Veranstaltungen vermitteln:
- die neuen BMF-Vorgaben,
- die Unterschiede zwischen XRechnung, ZUGFeRD und Peppol,
- typische Fehlerquellen in der Validierung,
- konkrete Handlungsempfehlungen für 2026.
Die Seminare können Sie wie gewohnt direkt bei den jeweiligen Anbietern buchen.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung endet nicht mit der gesetzlichen Pflicht zum Empfang.
Die eigentliche Herausforderungen liegen in der technischen Validierung, den unterschiedlichen Formatwelten und den strengen Regeln des Peppol-Netzwerks.
Unternehmen, die dies frühzeitig erkennen, gewinnen Sicherheit – und vermeiden hohe Folgekosten durch den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Ablehnungen, notwendige Nacharbeiten oder die Korrektur von fehlerhaften Rechnungsprozessen.
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1. Nächste Termine für meine 2h-Update Seminare (in Zusammenarbeit mit verschiedenen Anbietern):
12.12.2025 | 13.01.2026 | 30.01.2026
Online-Seminar | E-Rechnung - Update zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025
2. Nächste ganztägige Termine (in Zusammenarbeit mit verschiedenen Anbietern):
08.12.2025 | 22.01.2026 | 18.02.2026
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