Das erfolgreiche E‑Rechnungsprojekt – 7 Dinge, die Sie wissen sollten.

Sie erfahren von mir, worauf es ankommt und wie Sie Fehler vermeiden.

1. Bestimmen Sie einen Projektverantwortlichen 

Noch vor Projektbeginn ist ein Projektverantwortlicher zu bestimmen, der die Leitung des Vorhabens übernimmt. Danach sollte das Projektteam zusammengestellt werden. Es kann aus einem Kern-Team bestehen, und dann in den verschiedenen Projektphasen nach Bedarf mit weiteren Mitgliedern aus verschiedenen Unternehmensbereichen bzw. von externen Dienstleisten ergänzt werden.

Die Projektmitglieder sollten sich in regelmäßigen Treffen gegenseitig auf den aktuellen Stand bringen und weitere Maßnahmen besprechen.

2. Legen Sie konkrete Ziele fest 

Beschreiben Sie, was Sie durch Einführung elektronischer Rechnungsprozesse erreichen wollen. Das können Punkte wie Compliance, Kosteneinsparungen, Geschwindigkeitssteigerungen, Fehlerfreiheit, Steigerung der Kundenzufriedenheit oder Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit sein.

3. Prüfen Sie weitere Optimierungsmöglichkeiten in anderen Unternehmensbereichen

Überlegen Sie mit der Geschäftsführung und den Verantwortlichen aller Unternehmensbereichen ob weitere verwandte Abwicklungsprozesse optimiert werden sollten.

Das können eigene und fremde Bestell- oder Bezahlprozesse sein, und es kann auch die Anbindung an Buchungs- und Shopsysteme betreffen.

4. Überlegen Sie wie hoch der Grad der Automatisierung sein soll

Soll nur der Empfang bzw. Versand elektronisch erfolgen, und die weitere Bearbeitung (wie Prüfung und Freigabe) dann manuell erfolgen , oder soll eine weitgehende vollautomatisierte Rechnungsbearbeitung mit abschließender Dunkelbuchung im ERP-System erreicht werden?

5. Stimmen Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten die benötigten Formate ab

Prüfen Sie, welche Formate Ihre Geschäftspartner verwenden bzw. vorschreiben oder erwarten.

Das sind die in Deutschland wichtigsten Formate:

  • ZUGFeRD (eine Kombination von PDF und XML, gemäß der E-Rechnungsverordnung vieler Bundesländer)
  • XRechnung (reines XML, gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes)
  • EDI/EDIFACT (vor allem im Bereich Automotive/Lebensmittelindustrie).

Beachten Sie dabei, dass es für Bund und Länder unterschiedliche E-Rechnungsverordnungen gültig sind.

6. Bedenken Sie die durchgängige elektronische Verarbeitung von E-Rechnungen

Grundsätzlich gilt, dass elektronisch eingehende Rechnungen durch gängig elektronisch verarbeitet werden müssen.

Das betrifft vor allem diese Punkte:

  • Elektronischer Prüfbericht: Er protokolliert, wer wann, mit welchem Verfahren und mit welchem Ergebnis geprüft hat.
  • Elektronischer Workflow: Legen Sie möglichst einheitliche Prüf- und Freigabeschritte für alle E-Rechnungsarten fest.
  • Elektronische Archivierung: Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form an einem zulässigen Aufbewahrungsort aufzubewahren. Sie müssen für Prüfungszwecke nach Aufforderung unverzüglich zur Verfügung gestellt werden.

7. Verfahrensdokumentation

Vor allem aus steuerrechtlichen Gründen (Stichwort GoBD) ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. In vielen Fällen werden Sie dazu Informationen und Unterstützung aus dem IT-Bereich benötigen.

In der Verfahrensdokumentation sind diese Punkte zu beschreiben:

  • Entstehung der Rechnungsdaten
  • Erstellung der Rechnung
  • Versand und Empfang der Rechnungen
  • Prozess der Speicherung der Rechnungsdaten und der Aufbewahrung der Rechnung
  • Beschreibung der Indexierung zur Selektion und maschinellen Auswertbarkeit von Rechnungsdaten und Rechnungen
  • Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust und Verfälschung
  • Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben, Symbolen

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit dieser Kurzübersicht helfen, damit Sie Ihr E-Rechnungsprojekt schnell, sicher und damit erfolgreich umsetzen können.

Sie haben dazu noch weitere Fragen?

Senden Sie mir eine Mail oder vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen und kostenlosen Gesprächstermin mit mir.

Bevor Sie gehen, vernetzen Sie sich gerne mit mir auf LinkedIn und XING.

Bevor Sie gehen, vernetzen Sie sich gerne mit mir auf LinkedIn.

Rufen Sie mich an

Ich helfe Ihnen bei der Umsetzung – im Seminar, als Berater oder Problemlöser. 

Das sollten Sie lesen

Das Wichtigste beim Empfang und Versand von Elektronischen Rechnungen


Das erfolgreiche E Rechnungsprojekt – 7 Dinge, die Sie wissen sollten

In Deutschland kommen derzeit vor allem E‑Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung – diese überwiegend im öffentlichen Bereich – zum Einsatz. Zudem werden in verschiedenen Branchen Rechnungen im EDI-Format

More
Aktuelle E-Rechnungsformate im Überblick

In Deutschland kommen derzeit vor allem E‑Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung – diese überwiegend im öffentlichen Bereich – zum Einsatz. Zudem werden in verschiedenen Branchen Rechnungen im EDI-Format

More
E-Rechnungsformate im Überblick

© 2022 Dipl.-Kfm. Jochen Treuz           Nördl. Hauptstraße 44  –  69469 Weinheim           Telefon: +49 6201 877470           E-Mail: info@treuz.de 

>