07.22.2022

Die E‑Rechnungs-Verordnungen im Überblick

Jochen Treuz | Trainer & Berater

In den E‑Rechnungs-Verordnungen wird geregelt, welche öffentlichen Einrichtungen – wie Behörden und öffentlich-rechtliche Unternehmen – welche Rechnungsformate verlangen, und auf welchen Wegen diese übermittelt werden müssen und wie Eingangsrechnungen von diesen öffentlichen Einrichtungen verarbeitet werden müssen.

Vielzahl an unterschiedlichen Regelungen

Wie schon am Plural der Überschrift zu erkennen ist, gibt es in Deutschland derzeit mehr als eine E‑Rechnungs-Verordnung. Die Ursache hierfür ist die föderalistische Gestaltung der gesetzgeberischen Kompetenz auch in diesem Bereich.

Unabhängig davon, ob man dies gut findet oder nicht, führt dieser Sachverhalt zu einem erheblichen Mehraufwand bei allen, die am Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und dem öffentlichen Bereich beteiligt sind.

Auf der Seite des liefernden Unternehmens führt das dazu, dass man sich ggf. mit der E‑Rechnungs-Verordnung des Bundes und den E‑Rechnungs-Verordnungen der 16 Bundesländer befassen muss.

Neben der reinen Anzahl von insgesamt 17 sind es auch die Unterschiede zwischen verschiedenen E‑Rechnungs-Verordnungen, die die Einführung einer elektronischen Rechnungsabwicklung bei den Unternehmen erschweren.

Unterschiede in vielen Bereichen

Die Unterschiede können folgende Bereiche betreffen:

  1. Theoretischer – in der jeweiligen Verordnung vorgegebener – Beginn der Umsetzung
  2. Praktischer – bei der jeweiligen öffentlichen Einrichtung – möglicher Beginn der Umsetzung
  3. Vorgegebene Formate
  4. Zulässige bzw. bis auf weiteres von der jeweiligen öffentlichen Einrichtung akzeptierte Formate
  5. Übermittlungswege, wie Weberfassung, Mail, Upload zum jeweiligen Rechnungseingangsserver, PEPPOL, u.a.
  6. Betragsgrenzen (Bagatellwerte)
  7. u.a.

Damit ist erkennbar, dass vor allem Lieferanten, die in verschiedenen Bundesländern für den öffentlichen Bereich tätig sind, ein größerer Aufwand entsteht, die vom Gesetzgeber verlangten E‑Rechnungen richtig zu erzeugen und bereitzustellen.

Noch aufwändiger wird es für Unternehmen, die Verwaltungen anderer EU-‑Staaten beliefern: Auch dort gelten jeweils unterschiedliche Regelungen.

Fazit

Grundsätzlich ist zu empfehlen, schon in der Phase der Auftragsgewinnung zu klären, welche konkreten Anforderungen aus Sicht des möglichen öffentlichen Auftraggebers bestehen.

In den meisten Unternehmen werden diesbezüglich Anpassungen bei den Prozessen der Rechnungsstellung, der Pflege der (Kunden-)Stammdaten und in der verwendeten IT‑Lösung, z.B. im ERP‑System, notwendig sein. Zusätzlich sind auch noch die steuerrechtlichen Aspekte (GoBD) zu beachten.

Insgesamt sind alle Anforderungen nicht „einfach so“ oder „schnell mal“ umzusetzen.

Zum Schluss noch ein positiver Aspekt: Unternehmen können durch die Umsetzung der verschiedenen Anforderungen profitieren.

  • Kostensenkungen durch eine weitere Automatisierung bei der Rechnungserstellung, auch für andere Kunden, und Prozessverbesserungen in anderen Unternehmensbereichen, wie z.B. Einkauf, Logistik, Produktion.
  • Durch die Verkürzung der Bearbeitungsdauer beim Rechnungsempfänger kann unter Umständen auch mit einer früheren Zahlung einer Rechnung gerechnet werden. So können sich Cashflow und die Liquidität des rechnungsstellenden Unternehmens verbessern.

Bild von Macedo_Media auf Canva


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