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    Noch 100 Tage bis zu SEPA- Die Bundesbank mahnt zur Eile!

    von Jochen Treuz | 24.10.2013

    Einführung

    Sicher haben Sie schon davon gehört: SEPA-Überweisung bzw. SEPA-Lastschrift. Doch was steckt dahinter, wer muss ab welchem Datum etwas ändern?
    Ich versuche hier, die Grundbegriffe und die wichtigsten Verfahren zu erläutern. Neben dem zeitlichen Ablauf erfahren Sie auch mehr über notwendige organisatorische und technische Änderungen.

    Was heißt SEPA?

    SEPA = Single Euro Payments Area (Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum)
    Ziel ist die Schaffung eines gemeinsamen europäischen Marktes im unbaren Zahlungsverkehr. Dazu werden europaweit einheitliche Verfahren und Standards für die Abwicklung von Euro-Zahlungen geschaffen.

    Wie ist der zeitliche Ablauf der SEPA-Umstellung?

    Seit Januar 2008: Durch die SEPA-Überweisung können Überweisungen in Euro innerhalb Deutschlands und grenzüberschreitend in alle SEPA-Teilnehmerländer durchgeführt werden.

    Seit November 2009: Die SEPA-Lastschrift steht bei den meisten Zahlungsdienstleistern in Europa zur Verfügung. Angeboten werden eine „SEPA-Basislastschrift“ sowie die „SEPA-Firmenlastschrift“ für den ausschließlichen Verkehr mit Geschäftskunden.

    Seit November 2010: Alle Zahlungsdienstleister im Euro-Raum sind durch die Preisverordnung verpflichtet, für die SEPA-Basislastschrift erreichbar zu sein, sofern sie auch für Inlandslastschriften in Euro erreichbar sind.

    Ab 1. Februar 2014 löst die SEPA-Überweisung das nationale Überweisungsverfahren in den Euroländern endgültig ab. Damit kann auf den BIC bei Inlandsüberweisungen ab Februar 2014 verzichtet werden. Für grenzüberschreitende SEPA-Überweisungen gilt dies erst ab Februar 2016.

    Voraussichtlich noch bis Februar 2016: Bis dahin werden die Zahlungsdienstleister die Kontonummer und Bankleitzahl bei Überweisungen von Verbraucherinnern und Verbrauchern akzeptieren und diese kostenlos in die entsprechende IBAN umwandeln.

    Welche sind die SEPA-Länder?

    Zum SEPA gehören die EU-Mitgliedsstaaten und Länder des EWR (Island, Liechtenstein, Norwegen) sowie einige weiteren Staaten und Gebiete (Schweiz, Monaco, Mayotte, Saint-Pierre und Miquelon).

    Die SEPA-Grundbegriffe: IBAN und BIC

    Der Überweisende und der Begünstigte sowie deren Zahlungsdienstleister werden bei der SEPA-Überweisung durch zwei Kennziffern identifiziert:
    1. Die IBAN (International Bank Account Number, internationale Kontonummer) und
    2. Den BIC (Business Identifier Code, internationale Bankleitzahl)
    Sie ersetzen die bisherige Kontonummer und Bankleitzahl (BBAN).

    Was ändert sich für Unternehmen?

    Unternehmen müssen bis zum 1. Februar 2014 die erforderlichen technischen Umstellungen nach der SEPA-Verordnung vornehmen. Ab diesem Zeitpunkt muss für einzelne veranlasste oder erhaltene Überweisungen und Lastschriften in Euro das XML-Nachrichtenformat des ISO 20022 Standards verwendet werden, wenn diese gebündelt übermittelt werden.
    Aus Sicht der IT-Dienstleister ist die SEPA-Umstellung in etwa so aufwändig wie die Euro-Anpassungen. Sie schätzen, dass vom Umstellungsaufwand etwa 30% auf die Anpassung der IT und 70% auf die Anpassung der internen Prozesse entfallen.

    Wie können die bisherigen Bankleitzahlen/Kontonummern in die IBAN/BIC konvertiert werden?

    Es stehen verschiedene automatisierte Lösungen zur Umstellung von Kontendaten zur Verfügung:
    1. Das IBAN-Service-Portal: Es ermöglicht die Umstellung der Kontostammdaten über eine durch das deutsche Kreditgewerbe spezifizierte Schnittstelle. Mehr dazu können Sie der Internetseite www.iban-service-portal.de entnehmen.
    2. Der SEPA Account Converter: Die Star Finanz-Software Entwicklung und Vertriebs GmbH stellt mit dem eine weitere vom deutschen Kreditgewerbe unterstützte Umstellungslösung für die Umstellung von Kontostammdaten in Form einer CD-ROM bereit. Mehr zu dieser CD-ROM-Lösung können Sie auf der Internetseite www.sfirm.de/tools/sepa-account-converter.html erfahren

    3. Der IBAN-Konverter der Volks-und Raiffeisenbanken: Kunden der Volksbanken und Raiffeisenbanken, können über die Internetseite www.vr-iban-konverter.de diesen Konverter herunterladen.
    Nach bisher vorliegenden Erkenntnissen, lassen sich derzeit etwa 96% aller Kontendaten problemlos auf den neuen Standard umstellen. Die verbleibenden 4% müssen von Hand eingepflegt werden.

    Die SEPA-Überweisung

    Vergleichsweise wenig Änderungen gibt es bei der Durchführung von Überweisungen.
    Bei einer SEPA-Überweisung es bei Entgelten und bei der Ausführungsfrist egal, ob eine Euro-Überweisung im Inland oder in ein anderes SEPA-Teilnehmerland getätigt wird:
    • Bei beleglosen Überweisungen (wie beim Online-Banking) gilt die Vorgabe, dass der Zahlungsempfänger bereits nach einem Bankarbeitstag über den Überweisungsbetrag verfügen kann.
    • Bei der Verwendung eines beleghaften Überweisungsträgers verlängert sich die Ausführungsfrist auf maximal zwei Bankarbeitstage.
    Für die beleghafte SEPA-Überweisung wird ein neuer Zahlungsverkehrsvordruck notwendig. Die bisherigen Überweisungsvordrucke können bis Februar 2014 weiter genutzt werden
    Für grenzüberschreitende Euro-Zahlungen werden nun die gleichen Gebühren erhoben wie für entsprechende inländische Euro-Zahlungen.
    SEPA-Zahlungen können ausschließlich in Euro abgewickelt werden. Für Zahlungen in anderen europäischen Währungen (z.B. Britische Pfund oder Dänische Kronen) werden weiterhin besondere Formulare (z.B. eine Auslandsüberweisung) und Abwicklungskonditionen (z.B. Entgelte und Ausführungsfristen) verwendet.

    Die Änderungen beim Lastschriftverfahren im Überblick

    Das bisherige Lastschriftverfahren ist am stärksten von den anstehenden Änderungen betroffen. Und damit auch fast die Hälfte aller bargeldlosen Zahlungen in Deutschland. Grundsätzlich ist Folgendes zu beachten:
    • Das einziehende Unternehmen muss eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen.
    • Von den Kunden müssen schriftliche, unterschriebene SEPA-Lastschriftmandate eingeholt, aufbewahrt und verwaltet werden. Dabei ist noch nicht abschließend geklärt, ob ein schon entsprechender gesetzter Haken in einem digitalen Dokument aus Sicht aller Banken ausreichend ist.
    • Es entstehen neue und längere Vorlaufzeiten, die einen Einfluss auf das bestehende Geschäftsmodell haben werden. Denn: 14 Tage vor dem ersten Einzug muss der Kunde informiert werden. Es können aber kürzere Vorlaufzeiten vereinbart werden.

    Die zwei Verfahren der SEPA-Lastschrift

    Für die SEPA-Lastschrift gibt es zwei Verfahren:
    1. Die SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) sowie
    2. Die SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit), die ausschließlich für Geschäftskunden vorgesehen ist.

    Hinweis zu Kleinstunternehmen (weniger als 10 Angestellte, Jahresumsatz oder Bilanzsumme max. 2 Mio. €):

    Sie werden je nach nationaler Entscheidung unterschiedlich betrachtet:
    - Sie gelten als Unternehmen in: AT, BE, BG, DK, DE, EE, IE, EL, ES, FR, LV, LT, LU, NL, PL, RO, SI, FI
    - Sie gelten als Verbraucher in: CZ, IT, CY, HU, MT, PT, SK, SE, UK

    Seit November 2009 sind die beiden SEPA-Lastschriftverfahren möglich. Damit sind im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum nun auch grenzüberschreitende Lastschriften durchführbar

    Das SEPA-Basislastschriftverfahren

    Es ähnelt dem deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren. Es kann für Unternehmen und Verbraucher eingesetzte werden. SEPA-Basislastschriften, bei denen ein gültiges Mandat vorliegt, können bis zu acht Wochen nach dem Belastungstag ohne Angabe von Gründen zurückgegeben werden. Fehlt das unterschriebene Mandat, verlängert sich diese Frist auf 13 Monate.

    Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren

    Es kann nur für Geschäftskunden eingesetzt werden und ähnelt dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren.
    Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit der Rückgabe der Lastschrift. Der Zahlungsdienstleister des Zahlers (die Zahlstelle) ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen.

    Hinweis: Es ist zu erwarten, dass auch Einzüge zwischen Unternehmen über das SEPA-Basislastschriftverfahren abgewickelt werden. Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren wird nur bei Lastschriften über hohe Beträge Anwendung angewandt werden, bei denen die endgültige Ausführung der Zahlung so wichtig ist, dass die Nachteile der aufwändigeren Einrichtung in Kauf genommen werden.

    Ab Februar 2014 müssen die Zahlungsdienstleister ihren Kontoinhabern ermöglichen, die Einlösung von Lastschriften dem Betrag nach zu begrenzen oder auf bestimmte Zahlungsempfänger einzuschränken.

    Das bisherige Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV)

    Es ist bis zum 1. Februar 2016 weiter nutzbar:
    Die SEPA-Verordnung erlaubt, dass das im deutschen Einzelhandel oft genutzte Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) bis zum 1. Februar 2016 genutzt werden kann.

    Der zeitliche Ablauf bei SEPA-Lastschriften im Überblick

    BWL Blog Treuz-SEPA

    Merkmale der SEPA-Basislastschrift und der SEPA-Firmenlastschrift

    Mandat

    In beiden Fällen ist ein SEPA-Lastschriftmandat die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Unternehmen müssen bei neuen Vertragsabschlüssen nach dem 1. Februar 2014 SEPA-Mandate verwenden.
    Ein Mandat besteht aus:
    • der Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger und
    • dem Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung.
    Die verbindlichen Mandatstexte für die SEPA-Mandate (SEPA-Lastschriftmandat und SEPA-Firmenlastschrift-Mandat) erhalten Sie bei Ihrer Bank.
    Derzeit ist die Umsetzung eines elektronischen Mandats (e-Mandats) in Deutschland nicht geplant. Ein Mandat kann zurzeit ausschließlich in Schriftform (auf Papier!) erstellt werden.

    Festes Fälligkeitsdatum

    SEPA-Lastschriften haben ein festes Fälligkeitsdatum, an dem die Kontobelastung erfolgt. Dieses Datum wird dem Zahler vom Lastschrifteinreicher vorab mitgeteilt. Der Zahler kann so sicherstellen, dass sein Zahlungskonto zum Zeitpunkt des Lastschrifteinzugs über genügend Deckung verfügt.

    Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)

    Jeder Lastschrifteinreicher (Zahlungsempfänger) besitzt eine individuelle Kennung zur Identifizierung, die Gläubiger-Identifikationsnummer (CI, Creditor Identifier).

    Die Gläubiger-Identifikationsnummer kennzeichnet den formell Einziehenden, und nicht zwingend den materiell Berechtigten. Im Mandat ist die Gläubiger-ID des Unternehmens bzw. der Person anzugeben,
    1. zu dessen/deren Gunsten das Mandat ausgestellt wird und
    2. das/die im Datensatz als Lastschriftgläubiger erscheint und
    3. auf dessen/deren Namen das Konto lautet, über das der Lastschrifteinzug
    abgewickelt wird.

    Die Gläubiger-ID hat in Deutschland 18 Stellen und wird von der Deutschen Bundesbank vergeben. Sie ist über das Internet zu beantragen: www.glaeubiger-id.bundesbank.de

    Die Gläubiger-ID ist eine kontounabhängige und eindeutige Kennung. Sie enthält einen zweistelligen ISO-Ländercode (DE für Deutschland), sowie eine zweistellige Prüfziffer. Die darauffolgende dreistellige Geschäftsbereichskennung, standardmäßig mit “ZZZ” belegt, ist vom Inhaber der Gläubiger-ID beliebig gestaltbar. Die übrigen Stellen 8-18 enthalten das nationale Identifikationsmerkmal für den Lastschriftgläubiger in fortlaufend aufsteigender Nummerierung.

    Mandatsreferenz

    Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.B. die Rechnungsnummer). Die Mandatsreferenz darf bis zu 35 alphanumerische Stellen lang sein und dient zusammen mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung des dem Lastschrifteinzug zugrunde liegenden Mandats. Eine Mandatsreferenznummer sollte immer nur einmal vergeben werden, da die Geschäftsbereichskennung der Gläubiger-ID nicht als Unterscheidungsmerkmal herangezogen werden kann.

    Die Gläubiger-ID und die vom Zahlungsempfänger jedem Mandat zuzuordnende Mandatsreferenz ermöglichen dem Zahler einen Abgleich von Belastungen auf seinem Zahlungskonto / Girokonto.

    Wichtige Regeln im Umgang mit Mandaten

    Bereits vorliegende schriftliche Einzugsermächtigungen behalten ihre Gültigkeit
    Zunächst war ungeklärt, wie bereits vorliegende deutsche Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Lastschriftmandat genutzt werden können. Denn: Die bisherige Einzugsermächtigung enthält lediglich die Weisung des Zahlers an den Zahlungsempfänger. Es fehlt die für das SEPA-Lastschriftmandat zusätzlich notwendige Weisung des Zahlers an seinen Zahlungsdienstleister, die Lastschrift einzulösen. Lastschriftgläubiger hätten daher beim Umstieg auf die SEPA-Lastschrift neue Mandate einholen müssen.
    Der Bundesgerichtshof hat nun der Kreditwirtschaft einen Weg aufgezeigt, die Nutzung bestehender Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandat durch einer Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) im Verhältnis zwischen dem Zahler und seinem Zahlungsdienstleister zu ermöglichen: Mit der Ermächtigung des Zahlungsempfängers zum Einzug von Lastschriften hat der Zahler seinem Zahlungsdienstleister zugleich die Zustimmung erteilt, die eingezogenen Lastschriften einzulösen.
    Bereits erteilte schriftliche Einzugsermächtigungen können damit als SEPA-Lastschriftmandate genutzt werden.
    Zu beachten ist dabei, dass der Lastschrifteinreicher den Zahler vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform zu unterrichten hat.

    Bereits vorliegende Abbuchungsaufträge verlieren ihre Gültigkeit
    Eine Weiternutzung der bereits bestehenden Abbuchungsaufträge ist nicht möglich. Zahlungsempfänger und Zahler müssen sich daher entweder auf die Nutzung des SEPA-Basis- oder des SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens verständigen.

    Mandatsänderungen

    Eine Mandatsänderung bedarf der Schrift- bzw. Textform. Damit kann ein Papier-Mandat nicht nachträglich auf rein elektronischem Wege geändert werden.

    Änderung des einzuziehenden Betrags

    Hier ist kein neues Mandat erforderlich. Maßgeblich sind hier die Regelungen in der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem Zahlungsdienstleister.

    Aufbewahrungspflichten

    In Deutschland kann die Aufbewahrung in der gesetzlich vorgegebenen Form erfolgen (“Schriftform” nach § 126 BGB bzw. “Textform” nach § 126d BGB), d.h. nicht zwingend im Original.

    Einreichung des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats bei dem Zahlungsdienstleister des Zahlers

    Der Zahler übermittelt im Zusammenhang mit der Bestätigung der Mandatserteilung vor dem ersten Lastschrifteinzug gegenüber seinem Zahlungsdienstleister (Zahlstelle) auch die für die spätere Einlösung notwendigen Mandatsdaten durch eine Kopie / “Zweitausfertigung” des Mandats.

    Mandatssprache

    Das ist die Sprache, die der Zahler beherrscht bzw. die als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen ist die englische Sprache zu verwenden.

    Vorabinformation

    Als Vorabinformation (“Pre-Notification”) wird jede Mitteilung (z.B. Rechnung, Police, Vertrag) des Lastschrifteinreichers an den Zahler bezeichnet, die eine Belastung durch eine SEPA-Lastschrift ankündigt.
    Die Vorabinformation muss das Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag enthalten. Sie kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen.
    Sie muss dem Zahler rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern mit dem Zahler keine andere Frist vereinbart wurde) zugesandt worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für eine ausreichende Deckung sorgen kann.
    Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen ist eine Information vor der ersten Lastschrift mit Angabe der Fälligkeiten ausreichend. Erst wenn sich Betrag oder Häufigkeit ändern, ist eine neue Vorabinformation nötig. Eine unterlassene Vorabinformation bedeutet nicht, dass die Lastschrift nicht autorisiert ist.

    Rücklastschriften und das nochmalige Einziehen der Forderung

    Nicht eingelöste Lastschriften werden dem Zahlungsempfänger der Einreichung wieder belastet. Zurückbelastete Lastschriften dürfen nicht erneut zum Einzug eingereicht werden. Ein erneuter Einzug einer Forderung kann nur mit einer neuen Lastschrift mit neuem Fälligkeitstag erfolgen, da der SEPA-Lastschrift-Datensatz auch das Fälligkeitsdatum der Lastschrift enthält.

    Fazit

    Es ist zunächst ein größerer Aufwand,

    im eigenen Unternehmen Formulare, Datensätze und Abläufe anzupassen bzw. neue Formulare, Datensätze und Abläufe zu erstellen.
    In der Folge können Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, ihren Aufwand für Formatpflege und Systemverwaltung deutlich verringern

    Im Ergebnis vereinfachen sich durch SEPA die Zahlungsvorgänge in den beteiligten Ländern deutlich.

    Besonders Unternehmen, die schon jetzt europaweit Kunden haben, werden diesen Vorteil der Vereinfachung zu schätzen wissen.

    Bezahldienste

    Vorstellbar ist, dass Unternehmen zunehmend auf Bezahldienste wie PayPal oder Giropay ausweichen werden, um den eigenen Arbeitsaufwand zu verringern und die Zeit bis zum Geldeingang des Kunden zu verkürzen. Das bietet sich vor allem bei Betreibern von Online-Shops an.

    Kommunikationsaufgabe

    Probleme während der Umstellung liegen vor allem in der Kommunikation mit Endkunden. Viele Kunden werden durch die notwendigen Anschreiben verunsichert sein, und Rückfragen haben. Dies muss durch entsprechendes Personal aufgefangen werden (Call-Center).

    Verwechslungsgefahr und Schreibfehler

    Zudem wird es in der Übergangsphase häufiger zu Verwechselungen kommen („alte“ Kontendaten auf „neuem“ Formular und umgekehrt). Auch wird wohl die Häufigkeit von Schreibfehlern (wie z.B. Zahlendrehern) zunehmen, da die neuen Kontendaten deutlich länger sind und so ein direktes Erkennen von Fehlern erschweren.

    Nützliche Links

    Nachstehend finden Sie einige Links zu Gesetzestexten und weiterführenden Informationen.

    Infoseite der EZB: https://www.sepadeutschland.de/
    SEPA-Verordnung:
    http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2012:094:0022:0037:DE:PDF
    Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank: www.glaeubiger-id.bundesbank.de
    Beispielschreiben zur Lastschriftumstellung:
    http://www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/uploads/media/120720_DK_Beispiele_Muster_SEPA_Lastschriftmandat-SDD_Basis-Core_09072012.pdf

    Hier finden Sie automatisierte IBAN/BIC Konvertierungen:
    www.iban-service-portal.de
    www.sfirm.de/tools/sepa-account-converter.html
    www.vr-iban-konverter.de

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